Användning av mobiltelefoner i tjänsten
Mobiltelefoner utgör idag oumbärliga verktyg i vårt dagliga arbete, men de medför samtidigt betydande risker. En felaktig hantering av information via mobila enheter kan leda till brott mot sekretessbestämmelser, överträdelser av dataskyddslagstiftningen och att de krav som arbetsgivaren ställer på yrkesrollen inte uppfylls.
För att säkerställa en enhetlig, säker och lagenlig hantering av verksamhetsrelaterad information via mobiltelefoner inom Barn- och utbildningsförvaltningen fastställs därför denna riktlinje.
Den ska ge medarbetarna tydlig och praktisk vägledning för hur de ska hantera information som rör verksamheten när de använder mobiltelefon i tjänsten.
Du hittar Riktlinje av mobiltelefoner i tjänsten, i sin helhet i dagsläget på Inloggad
Så använder du mobiltelefon i arbetet
När vi hanterar information med omtanke hjälper vi eleverna att få rätt stöd och rätt hjälp i tid.
När du får information i mobilen
Fråga dig:
Behöver detta dokumenteras?
Om svaret är JA:
- För över informationen till rätt system direkt.
- rätt system betyder de verksamhetssystem som förvaltningen anvisat för dokumentation och arkivering.
- radera sedan meddelandet från mobilen.
Om svaret är NEJ:
- radera meddelandet när det inte längre behövs
Spara aldrig:
- personnummer
- känsliga personuppgifter
- bilder eller information om elever i mobilen längre än nödvändigt.
Detta gäller oavsett om du använder en tjänstemobil eller din privata mobil.
Använder du din privata mobil i jobbet gäller samma regler.
Tänk på sekretessen
Prata inte om elever där andra kan höra.
- gå undan innan du svarar
- tänk på vem som kan se eller höra
- lås mobilen när du inte använder den
Tänk så här
- Bedöm informationen.
- För över viktig information till rätt system.
- Radera information som inte ska sparas.
- Gå undan vid känsliga samtal.
- Lägg undan mobilen när eleverna behöver dig.
Exempel – behöver dokumenteras
Information som kan påverka:
- elevens trygghet
- stödinsatser
- skolgång
- arbetsmiljö
- viktiga händelser
Exempel:
- ”Noah blev slagen på rasten idag.”
- ”Maja vill inte gå till matsalen längre.”
- ”Ali har varit väldigt orolig hela veckan.”
Den typen av information ska föras över till skolans system.
Exempel – behöver inte sparas
Exempel:
- ”Leo glömde idrottskläderna idag.”
- ”Alva är sjuk idag.”