Boknings- och bidragssystem

Till boknings- och bidragssystemet Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.

Klicka på Mina sidor och logga in med bank-id. Är du knuten till flera föreningar, klicka på förening och välj sedan vilken förening du vill logga in för.

I inloggat läge kan utsedd administratör för föreningen redigera föreningsuppgifterna. För att redigera trycker du på pennan.

Trycker du på frågetecknet kommer en film som visar hur du gör. Tryck på Sundsvall kommun loggan så kommer du tillbaka till startsidan.

Kontrollera att föreningsinformationen stämmer och ändra vid behov. Uppgifterna om föreningens namn och organisationsnummer kan endast ändras av handläggare hos Sundsvalls kommun. Kontakta Föreningsbyrån via e-post foreningsbyran@sundsvall.se

Observera att det är viktigt att det finns en registrerad e-postadress till föreningen som kontrolleras regelbundet för att föreningen inte ska missa information, beslut, uppmaningar om kompletteringar med mera.

Har föreningen en annan fakturaadress än den angivna meddelas den till Föreningsbyrån eller Uthyrningsbyrån.

Uppgifter om utbetalningsinformation kan endast ändras av handläggare hos Sundsvalls kommun. Stämmer den inte meddelar ni det till Föreningsbyrån via e-post foreningsbyran@sundsvall.se

Här uppdaterar ni varje år det antal medlemmar, uppdelat per kön och ålder, som föreningen har den sista december föregående år. I rutan ickebinär registreras det antal medlemmar som inte identifierar sig som pojke/man eller flicka/kvinna, utan till exempel som både och, mitt emellan, som ett annat kön eller inget kön, eller som har en flytande könsidentitet.

Det är enbart medlemmar i Sundsvalls kommun som ska anges.

Bocka i rutan om föreningens namn ska synas för andra på sidan Boka lokal

Efter varje årsmöte laddas de senaste dokumenten upp här. Gör det till en vana så finns de på plats vid eventuella ansökningar om föreningsbidrag.

De dokument som ska laddas upp är:

• Årsmötesprotokoll
• Protokoll från konstituerande möte eller annat underlag där det framgår vem som har rätt att teckna föreningens firma
• Verksamhetsberättelse
• Balansräkning
• Resultaträkning
• Revisionsberättelse
• Stadgar

Dokument

Om en ansökan om bidrag kräver fler underlag, till exempel nyttjanderättsavtal, så laddas de upp under denna rubrik.

Kontaktpersoner

Se till att uppgifter och behörigheter stämmer för era inlagda kontaktpersoner. Ta bort, ändra eller lägg till så det blir korrekt. Är det fler i föreningen som ska ha behörighet att söka föreningsbidrag behöver den som redan har behörigheten meddela Föreningsbyrån detta via e-post foreningsbyran@sundsvall.se

Bland kontaktpersonerna ska föreningens ordförande, kassör, revisor och lotteriansvarig finnas upplagda med kontaktuppgifter. De behöver inte vara aktiva i hanteringen av föreningens uppgifter eller ärenden i boknings- och bidragssystemet, men deras namn och kontaktuppgifter måste finnas inlagda så vi kan kontakta dem vid eventuella frågor i samband med handläggning.

För att allmänheten ska hitta till just er förening är det viktigt att informationen under den här rubriken är ifylld. Då går det lättare att söka fram er förening utifrån det intresse den som söker i registret.

Föreningstyp – välj det alternativ som passar bäst in på er förening.

Områden – här lägger ni in det eller de områden där föreningens huvudsakliga verksamhet sker. Det är inte de delar av kommunen som era medlemmar kommer från som ska läggas in här.

Riksorganisation – välj den riksorganisation som föreningen är medlem i. Tillhör föreningen flera specialförbund inom Riksidrottsförbundet väljer ni Riksidrottsförbundet. Saknas er riksorganisation mejlar ni detta till foreningsbyran@sundsvall.se så lägger vi till det. Tillhör föreningen inget riksförbund finns ”Tillhör ingen riksorganisation” att välja i listan.

Verksamhet – här väljer föreningen den eller de verksamheter som bäst beskriver vad föreningen gör.

Här kan du välja att sortera befintliga bokningar på datum, grupp, bokningsobjekt med mera.

Avboka

Genom att klicka på befintlig bokning kan du lätt avboka enligt gällande avbokningsregler.

Skapa bokning

1. Skapa bokning.
2. Filtrera på typ av objekt eller aktivitet för att lättare hitta det objekt du söker.
3. Klicka på objektet du vill boka. Vita fält är bokningsbara.
4. Ställ dig på den tid du vill boka och klicka så kommer du vidare.
5. Fyll i uppgifterna, beroende på om er förening får direktboka eller skicka bokningsförfrågan så visas valbart alternativ.

Bidrag som finns att söka

Här visas de bidrag som finns att söka för din förening. Är bidraget öppet för ansökan trycker du på Ansök, här under finns mer information om bidraget och en mall att fylla i och skicka in för att ansöka.

Dina bidragsansökningar

Här kan du följa handläggningen av sökta och tidigare beviljade bidrag.

Grupper och deltagare

Här kan du skapa undergrupper, till exempel A-lag, C-gruppen. Scoutföreningar som ska närvaroregistrera lägger upp sina grupper och deltagare här för att sedan kunna närvaroregistrera.

Närvaro

Endast övriga föreningar som söker aktivitetsbidrag registrerar närvaro här. Närvaroregistreringen gäller inte för föreningar som är anslutna till Riksidrottsförbundet och som söker och beviljas LOK-stöd.

Företag och övrig organisation

Är ni inte kund hos oss sedan tidigare registrerar ni er under ikonen Ny kund.

Privatperson

Under min profil kontrollerar du att alla uppgifter stämmer, här kan du ändra och lägga till uppgifter. Du kan även ändra ditt lösenord.

Klicka på Sundsvalls kommun eller rullgardinen uppe till vänster så kan du göra olika val.

Vill du boka en enstaka tid i idrottsanläggning, klicka på boka lokal. Tre veckor före önskad tid finns tiden tillgänglig att boka. Mer information finns under punkten skapa bokning ovan. Vill du ansöka om en återkommande tid för en hel säsong, klicka på säsongsansökan. De säsonger som finns tillgängliga att söka syns här. Se beskrivning under punkten Säsongsansökan.

Säsongsansökan

Här ansöker du om tider för en hel säsong. Om ni är flera lag eller grupper så ansöker ni om alla träningstider här på ett och samma ställe. Er ansökan kommer sedan att behandlas och ni kan se i Smartbook när ansökan är godkänd eller avslagen.

• Välj den säsong du vill ansöka tider till
• Välj dag, tid, objekt, vilka ska använda tiden (ungdom eller vuxen), tryck på ansök
• Ny flik kommer upp. Välj bokningstyp, aktivitetstyp och verksamhetstyp
• Bocka ur de tillfällen som ni ej vill ansöka om
• Tryck på ansök, nu är er ansökan för vald träningstid inskickad
• Upprepa om ni vill ansöka om fler tider.

Om er ansökta tid ligger utanför öppettid, visas öppettider i rött under ansökningsknappen. Första året blir det ett större arbete för er att ansöka, nästa år kan ni välja att återansöka tidigare säsongs bokade tider.

Via chatten kan du kommunicera med handläggare om bokning eller bidrag. Du kan anmäla fel i lokalen du hyrt och som du vill uppmärksamma oss på. Chatten bemannas vardagar klockan 9-16.